Syndics

Le courrier électronique certifié à destination des syndics de copropriété

Tout comprendre au recommandé électronique et a l’avis électronique.

Panthère Bleue offre une solution flexible spécialement pensée pour les syndics de copropriété : le courrier électronique certifié. 

Depuis le 2 juillet 2020, suite à l’entrée en vigueur du décret 2020-834, les syndics de copropriété peuvent désormais utiliser un procédé électronique pour réaliser certaines communications réglementées avec leurs copropriétaires, notamment pour les éléments suivants :  

  • Notifications des convocations d’assemblée générale 
  • Envoi des procès verbaux d’assemblée générale 
  • Mises en demeure 

Le procédé électronique est valable uniquement dans les situations mentionnées ci-dessus. Il présente un avantage certain : même s’il est préférable de notifier le destinataire copropriétaire 15 jours avant l’envoi des documents, l’avis électronique peut être envoyé directement sans que cette formalité soit prescrite à peine d’irrégularité de l’acte. 

Panthère Bleue simplifie l’envoi de votre recommandé
La LR évolutive représente le choix parfait si :

1
Avant de notifier votre copropriétaire par avis électronique, vous devez obtenir son consentement à une date exacte (contrat, assemblée générale, procédé de recueil de consentements qualifié, gestionnaire de consentements etc.).
2
Une fois le consentement recueilli, vous pouvez envoyer l’avis électronique en respectant un délai de 22 jours avant l’assemblée générale (jour de l’envoi de l’avis électronique + 21 jours avant l’assemblée générale). Vous recevez la preuve de dépôt et de transmission instantanément après l’envoi.
3
Votre destinataire n’a plus qu’à accuser réception de votre envoi en un simple clic. Vous recevrez alors la preuve de réception. Le destinataire n’a pas besoin de s’identifier pour récupérer votre envoi. S’il ne réceptionne pas l’avis dans le délai de 21 jours (à compter du jour de l’envoi), vous recevrez une preuve de négligence.
4
Panthère Bleue conserve pour l’expéditeur, sur ses serveurs français sécurisés et pendant une durée de 1 an, l’historique de l’envoi et les éventuels incidents, l’avis électronique, les preuves et les pièces jointes.

Comment mettre en place le courrier électronique certifié ?  

Etape 1 : recueillir le consentement. 

  1. Vous devez recueillir le consentement d’un destinataire copropriétaire particulier et/ou professionnel avant de pouvoir le notifier par avis électronique. 
  1. Afin d’y aider, Panthère Bleue met à votre disposition un outil de recueil de consentement : le « gestionnaire de consentements ». 
  1. Ce gestionnaire est accessible à 100% en ligne depuis votre espace personnel Panthère Bleue. Il répond au décret du fonctionnement des copropriétés pris en application de la loi Elan. Vous pouvez ainsi recueillir facilement le consentement de vos destinataires copropriétaires à être notifiés par avis électronique. 

Etape 2 : créer et envoyer l’avis électronique en ligne  

La création de l’avis électronique s’effectue en ligne, directement depuis votre espace personnel Panthère Bleue. Pour effectuer vos envois, suivez le guide ! 

  1. Créez gratuitement votre compte Panthère Bleue 
  1. Indiquez votre moyen de paiement 
  1. Recueillez les consentements de vos destinataires copropriétaires via notre gestionnaire en ligne 
  1. Créez et envoyez votre avis électronique en ligne directement depuis votre espace personnel 
  1. Vous recevez la preuve de dépôt et de transmission en quelques minutes 

Panthère Bleue se connecte également en API dans votre logiciel métier. Pour en savoir plus, consultez directement nos conseillers afin de bénéficier d’un accompagnement rapide et sur-mesure.  

La preuve de dépôt et de transmission 

Les preuves rattachées à l’envoi dématérialisé de l’envoi électronique est obligatoire et vous informe de la bonne remise de l’avis électronique dans la boite e-mail du destinataire copropriétaire.  

Elle vaut pour « première présentation » et fait courir les délais légaux. L’expéditeur la recevra quelques minutes après l’envoi de l’avis électronique.  

Les preuves de réception ou de négligence 

Le décret de juillet 2020 n’impose pas l’envoi des éléments dématérialisés que sont les preuves de réception ou de négligence.  

Chez Panthère Bleue, nous préférons jouer la carte de la sûreté ! Jugeant qu’il est important pour tout syndic de pouvoir s’assurer que ses copropriétaires ont bien pris connaissance de leur avis électronique, nous avons mis en place des notifications adaptées. En conséquence, et selon l’action effectuée par votre destinataire, vous recevrez une preuve d’accusé/réception ou de négligence. 

Combien coûte l’avis électronique Panthère Bleue ?  

Le tarif de l’avis électronique est de 1,99 € HT – Il n’y aucun frais supplémentaire, ni de coûts cachés.  

Ce prix comprend : 

  • L’acheminement de l’avis électronique 
  • La preuve de dépôt et de transmission 
  • Les relances automatiques régulières si votre destinataire n’accuse pas réception de son avis électronique sous 48H 
  • La preuve d’accusé/réception ou de négligence 
  • L’hébergement pendant 1 an de l’avis, du contenu, des pièces jointes et des preuves 

Panthère Bleue est disponible directement en ligne sans aucune installation et sans frais de mise en place